Organizācijas kultūra un pārmaiņas

Jānis Gredzens, Pārmaiņu un personālvadības konsultants
Aprīlis, 2024
 

Kādā populārā latviešu filmā viens kārtīgs latviešu vīrs reiz izteicās, ka kultūra sākas no mazmājiņas… un viņam nevar nepiekrist. Organizācijas kultūras tēmā sīkumu nav un katra detaļa ir svarīga.

Jebkurš jaunienācējs organizācijā visspilgtāk organizācijas kultūras iezīmes redz savā pirmajā darba dienā. Top redzams kāda organizācijā ir patiesā lietu kārtība un nevis tā, kas aprakstīta mājas lapā vai darba iekšējās kārtības noteikumos. Reizēm šī atšķirība starp definēto un faktisko kultūru vai organizācijas vērtībām ir lielāka, citreiz mazāka, bet pēc maniem novērojumiem, atšķirības ir vienmēr.

Kāpēc tā? Domāju, ka mūsdienu organizācijā liela ietekme uz organizācijas kultūru ir dažādām pārmaiņu iniciatīvām un projektiem, it sevišķi, ja tās notiek organizācijas vadības līmenī.

Organizācijas augstākās vadība nomaiņa, organizatoriskās izmaiņas, darbības procesu pilnveidošana un efektivizācija vai arī dažādu digitalizācijas projektu ieviešana, mainīs visu organizācijas darbinieku darba ikdienu, un mainīsies arī organizācijas kultūra.  Jautājums būs tikai par šo pārmaiņu ātrumu un dziļumu.

2023. gada Pārmaiņu vadības indeksa dati parādīja, ka Latvijas organizācijas kultūras jautājumiem diemžēl nepievērš pietiekami daudz uzmanības, lai šos jautājumu iekļautu arī organizācijas pārmaiņu projektu plānošanā un organizēšanā.

Pārmaiņu vadības indeksa dati rāda, ka tikai viena trešdaļa no lielajām organizācijām izvēloties veidu, kā pārliecināt un iesaistīt darbiniekus pārmaiņu projektos un plānot pārmaiņu ieviešanas pasākumu kopumu, ņem vērā organizācijas kultūras ietekmi uz plānotajām pārmaiņām.

 

Faktori, kas nosaka pārmaiņu izdošanos vai nē, un katrs no tiem ir saistīts ar organizācijas kultūru, ir sekojoši:

 

Skaidrs un saistošs redzējums par vēlamo organizācijas nākotnes stāvokli pēc pārmaiņām uzrunā vienmēr. Savukārt, kādas pārmaiņu iniciatīvas, kā piemēram jaunas IT sistēmas ieviešanas uzsākšana organizācijā, paziņojot un parādot plānoto ieviešanas plānu bez uzskatāmiem un skaidriem ieguvumiem, jau sākumā radīs palielinātas bažas darbiniekos. Šobrīd viens no bažu radītajiem organizācijās ir mākslīgais intelekts, liekot darbiniekiem būt bažīgiem par savu darbu organizācijā un tā ietekmi uz organizācijas kultūru.

Pārmaiņu vadības indekss parāda, ka 87% respondentu pilnībā vai daļēji piekrīt, ka saprot kāpēc pārmaiņas notiek, taču par konkrētiem pārmaiņu ieguvumiem sev ir pilnībā pārliecināti tikai 27%.

Organizācijas vadītājiem ir jāspēj mazināt šīs bažas, ilustrējot, kā mākslīgā intelekta ienākšana, procesu digitalizācija vai citas pārmaiņas nāks par labu gan organizācijai, gan tās darbiniekiem, iedvesmojot viņus strādāt kopēja redzējuma virzienā.

 

 

Pārmaiņu laikā svarīgi ir komunicēt atklāti gan par labajām lietām, gan iespējamiem riskiem un izmaiņām darba ikdienā pēc pārmaiņu ieviešanas. Atklātības līmenis pārmaiņu laikā gan ir tieši saistīts un atkarīgs no organizācijas kultūras, jo vadītājiem vienmēr būs jāsaskaras ar dilemmu, ko darbiniekiem teikt, ko solīt un par ko labāk paklusēt. Arī darbinieku uzrunāšana un jautāšana par ierosinājumiem un jauninājumiem nevar tikt uzsākta pārmaiņu norises laikā, jo tas ir jādara jau domājot un plānojot tās. Ja ikdienā šāda komunikācija netiek nodrošināta, tad tā nebūs dabiska vadītāju uzvedība un var tikt uztverta ar jaunām bažām. Ir jāorganizē biežas tikšanās, lai veicinātu darbinieku izpratni un iesaisti. Ir jāieklausās darbinieku idejās un ar uzskatāmiem piemēriem jāparāda, ka viņu balsis ir sadzirdētas un integrētas pārmaiņu aktivitātēs.

Pārmaiņu vadības indeksa 2023. gada dati apliecināja, ka mērķtiecīgas komunikācijas aktivitātes ar darbiniekiem par pārmaiņām organizācijā plāno un tām gatavojas tikai 12% no organizācijām. Šie dati tikai vēlreiz apliecina komunikācijas augsto svarīguma pakāpi pārmaiņu projektos organizācijā.

 

 

Pārmaiņu projektos noteikti ir jāiekļauj mācību un attīstības aktivitātes, lai atbalstītu esošos darbiniekus ar nepieciešamajām prasmēm un zināšanām, lai viņi veiksmīgāk pielāgotos pārmaiņām. Organizācijās, kurās investīcijas darbinieku attīstībā ir organizācijas kultūras sastāvdaļa, un tās notiek plānveidīgi un mērķtiecīgi, pārmaiņu norises procesi notiek veiksmīgāk un pretestība no darbinieku puses ir mazāka. Savukārt organizācijās, kurās pārmaiņas notiek bez šāda atbalsta, to ieviešana ir lēnāka un vadītājiem daudz vairāk ir jācīnās ar darbinieku nevēlēšanos tās pieņemt. Pārmaiņas atbalstošas mācību un attīstības aktivitātes pilnvaro darbiniekus un vairo viņu pārliecību par sevi un spēju darboties ar jaunu problēmu risināšanu.

Indeksa dati par 2023. gadu prasmju attīstības jomā iepriecina, jo nepietiekamu atbalstu no organizācijas puses savu prasmju attīstītības jomā pārmaiņu laikā izjūt tikai 16% respondentu. Savukārt 43% indeksa dalībnieku uzsver to, ka pārmaiņas ir devušas iespējas apgūt ko jaunu. Attīstības iespēju piedāvājumā ir vērojams progress salīdzinot ar iepriekšējiem gadiem pirms Covid ēras. Konkurencē par labākajiem darbiniekiem attīstības iespējas organizācijā, un it sevišķi pārmaiņu laikā, ir labs motivators ikvienam darbiniekam un organizācijas to ir pamanījušas un novērtējušas.

 

 

Organizāciju labāka prakse apliecina, ka visos pārmaiņu posmos tieši vadītājiem ir izšķiroša nozīme, lai pārmaiņu laikā darbinieki justos iesaistīti un tas ir tieši saistīts ar organizācijas kultūras un vērtībām. Viņiem būtu jābūt par paraugu savā uzvedībā un attieksmē, rādot un apliecinot savu apņemšanos un gatavību pārmaiņām un mudinot citus sekot viņu paraugam. Ļoti būtiska ir tieši pirmā līmeņa vadītāju līderība pārmaiņu ieviešanā, jo viņi savā ikdienas darbībā ir tiešā saskarē ar saviem padotajiem.

Darbiniekiem, pamanot atšķirības kāda vadītāja uzvedībā starp vārdiem un darbiem vai iešanu pret organizācijas vērtībām, motivācija pārmaiņu ieviešanā pazūd un strauji palielinās pretestība tām, kā rezultātā ir gadījumi, kad šādi pārmaiņu projekti paliek nepabeigti vai ieviesti tikai daļēji. 

Pārmaiņu indeksa dati apstiprina, ka 57% vidējā līmeņa vadītājiem, uz kuriem turas organizācijas kodols, lai veiksmīgi vadītu pārmaiņas un komunicētu ar darbiniekiem šīs kompetences pietrūkst.

 

 

Pārmaiņu un organizācijas kultūras kontekstā ir svarīgi ilgtermiņā veidot atbalstošu un iekļaujošu darba vidi, kur darbiniekiem jūtas komfortabli, un var paust savas domas un rūpes pietiekoši atklāti. Ar dažādām formālām un reizēm arī neformālām aktivitātēm organizācijām ir jāveicina komandas darbs un sadarbība, lai arī pārmaiņu laikā šī kopības sajūta veicinātu vienotības sajūtu un pārliecību par plānoto pārmaiņu mērķi un ieguvumiem no tām. Strādājot ar dažādām organizācijām esmu saskāries, ka viena no attīstības vajadzībām vai arī svarīgākajām organizācijas vērtībām šobrīd ir kļuvusi sadarbība. Sadarbība kā organizācijas vērtība ir saistoša un atbalstoša darbiniekiem gan ikdienas darbā, gan plānojot ilgtermiņa projektus vai jaunas pārmaiņu iniciatīvas. Pārmaiņu projektos tā palīdz nebaidīties darbiniekam drošāk iziet no savas komforta zonas, paļauties uz kolēģiem un piedalīties tajās ar daudz lielāku pārliecību.

Ir svarīgi, lai organizācijas plānojot un vadot pārmaiņas pievērstu lielāku uzmanību un vadītu pārmaiņas ne tikai organizācijas līmenī 87% un komandas 83%, bet arī indivīda līmenī. Pārmaiņu indeksa respondenti pilnībā vai daļēji piekrīt, ka šādu praksi ir novērojuši 64% gadījumu. Organizācijās tas ir ļoti resursu ietilpīgs process un joprojām trešdaļa no respondentu pārstāvētajām organizācijas to nespēj nodrošināt.   

 

 

Pārmaiņu projektu rezultāti un to ieguvumi organizācijās reizēm netiek novērtēti, jo ir bažas, ka sākuma izvirzītie pārmaiņu mērķi ieviešanas gaitā ir mainījušies vai arī plānotais pārmaiņu ieguvums nav tik saredzams vai jūtams. Reizēm veiksmīgie pārmaiņu projekti par kuriem organizācijas lepojas, nav tie no kuriem organizācijas mācās, un tieši kļūdas vai neizdošanās ļauj organizācijai analizēt tās, augt un kļūt stiprākai.

Tomēr neskatoties uz sasniegto rezultātu jebkurš pārmaiņu projekts ļauj organizācijai mācīties apgūt ko jaunu. Jo organizācijas kultūra ir atvērtāka un gatavāka pieņemt arī neveiksmes, jo lielāka varbūtība, ka nākamajā reizē pārmaiņas būs veiksmīgākas un ieguvums no tām lielāks.

Ir būtiski novērtēt un arī nosvinēt katru pārmaiņu projektu, atzīmējot konkrēti tajā iesaistīto darbinieku ieguldījumu un pūles šo pārmaiņu ieviešanā. Publiska pārmaiņu sasniegumu atzīšana un novērtēšana ļauj darbiniekiem stiprināt pārliecību, ka viņi ir organizācijas pamats un organizācijas projekti ir arī viņu projekti. Pārmaiņu gaitā sasniegtie rezultāti vai atskaites punkti un to novērtējums tikai pastiprina darbinieku iesaistes svarīgumu visā šajā procesā.

 

Organizācijās, kuras neņem vērā šo uzskatīto darbību kopuma svarīgumu kontekstā ar organizācijas kultūras aspektiem savos pārmaiņu projektos, daudz biežāk nesasniedz sākumā izvirzītos pārmaiņu mērķus vai arī to ieviešana paliek pusceļā un Pārmaiņu vadības Indekss to tikai apstiprina.

 

Plānojot un ieviešot pārmaiņas savās organizācijās ir svarīgi ņemt vērā savas organizācijas kultūru un organizācijas vērtības, jo gan plānojot, gan vadot, gan ieviešot un beigās arī novērtējot pārmaiņu ieguvumus šie aspekti var gan palīdzēt vai reizēm arī reizēm traucēt pārmaiņu veiksmīgā ieviešanā.

Lai katras nākamās pārmaiņas organizācijā noritētu arvien veiksmīgāk, ir jāapzinās un jāizvērtē savas organizācijas kultūras aspekti pirms uzsākt tās.