Digitālā transformācija un pārmaiņu vadīšana
Digitālā transformācija un pārmaiņu vadīšana. (1. daļa)
Raksta autori: Raksta autori: Jānis Gredzens (SIA “Spring Valley” Valdes loceklis), Lilita Beķere (SIA “Numeri”, Valdes locekle)
Kopš 2021. gada pārmaiņas organizācijās ir kļuvušas vēl straujākas un mērķtiecīgākas nekā iepriekš. Mainīgā apkārtējā vide liek ieviest pārmaiņas, lai turpinātu pilnveidot un uzlabot uzņēmumu darbību un konkurētspēju. Kā atbilde uz šīm pārmaiņām vidē seko arvien pieaugošāka uzņēmumu vajadzība doties digitālās transformācijas virzienā. Pandēmijas laiks bija kā pagrieziena punkts, lai tā uzņemtu apgriezienus un ienāktu ikvienas Latvijas organizācijas ikdienas darbā.
Nedaudz ieskatam vēsturē par to, kas tad ir digitālā transformācija un kad tā sākās?
Kāds no avotiem minēts, ka pamati tai ir ielikti jau pagājušā gadsimta 50-tajos gados, kad amerikāņu matemātiķis Klods Šenons (Claude Shannon), kurš ir informātikas teorijas tēvs un mūsu pašreizējā interneta pamatlicējs, izgudroja mikroshēmas un pusvadītāju tranzistorus. Tas ļāva analogajai skaitļošanai pāriet ciparu formātā un vēlāk kļuva par pamatu organizāciju digitālajai transformācijai. 1970. gadu beigās radās datori, kas uzņēmumos pirmo reizi tika izmantoti datorizētai projektēšanai un ražošanai. Pēc tam sekoja uzņēmumu resursu plānošanas ieviešana 1980. gados un klientu attiecību pārvaldība 1990. gadu sākumā, tā ienāca un integrējās arī organizāciju darba procesos.
Lai arī izglītojošu rakstu par digitālās transformācijas tēmu netrūkst, lai saprotamāk raksturotu šo jēdzienu, ir vien jāsāk ar tā definīciju. Lūk, pāris versijas:
- “McKinsey” digitālo transformāciju definē kā “centienus pilnveidot esošos uzņēmējdarbības modeļus, integrējot tajos progresīvas tehnoloģijas”;
- Digitālā transformācija (DT) – digitālos risinājumos balstītas pārmaiņas gan valsts pārvaldē un biznesa vidē, gan sabiedrības ikdienas paradumos. Tā ietver ne tikai prasmes vai digitālus risinājumus – tās ir konceptuālas izmaiņas cilvēku domāšanā kopumā. (avots Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija (VARAM) www.varam.gov.lv)
Uzskatām, ka Latvijā nav neviens uzņēmums, valsts iestāde vai kāda cita organizācija, kur darba vajadzībām netiek izmantotas attālinātā darba tehnoloģiskās iespējas, kā piemēram Zoom, MS Teams, Webex u.tml., lai darbinieki piedalītos darba sanāksmēs, organizētu dažādas tikšanās ar kolēģiem, partneriem vai klientiem.
Katrs darbinieks šodien zina, kas ir attālinātais darbs jeb darbs no mājām, pateicoties dažādiem organizācijas piedāvātajiem IT risinājumiem un tehnoloģijām. Uzreiz gan jāsaka, ka ne visu amatu veicējiem šāda iespēja arī reāli pastāv. Pārdevēji veikalos, medicīnas darbinieki slimnīcās un celtnieki būvobjektos strādā un joprojām veic savus amata pienākumus galvenokārt klātienē.
Ja skatāmies uz Latvijas sabiedrību kopumā, tad arvien ir aktuāls jautājums par nepietiekamu sabiedrības digitālo prasmju līmeni un šajā rādītājā joprojām iepaliekam no citām ES valstīm.
Arī grāmatvedības pakalpojumu uzņēmums SIA Numeri, kopš sāka ieviest digitālus risinājumus, saskārās ar izaicinājumiem, kam citi jau arī ir gājuši cauri.
Ir virkne faktoru, kas ietekmē tehnoloģiju ieviešanu, tostarp:
· Kultūra/domāšanas veids, lai pieņemtu pārmaiņas – Dažiem uzņēmumiem digitalizācija un plašākā nozīmē veco ieradumu maiņa vai jaunu ideju pieņemšana rada trauksmi. Ir uzņēmumi, kuros ir uzņēmuma augstākās vadības pretestību tās stratēģiskajam virzienam vai ir jāsastopas ar darbinieku pretestību. Ir uzņēmumi, kuri varētu justies pašapmierināti, uzskatot, ka, ja viņu klienti nav digitāli, un arī viņiem nav nepieciešams manīties un kļūt digitālākiem. Numeri ir uzņēmums, kurš ir izaudzis no maza uzņēmuma, kurā strādā 11 darbinieki, līdz uzņēmumam, kurā šobrīd ir vairāk nekā 40 darbinieki un mainīt darbinieku domāšanas veidu, nepavisam nav vienkārši. Ja visu laiku ir strādāts ierastā manierē, un it kā jau viss notiek, kāpēc būtu pēkšņi jāsāk izmantot citu pieeju? Un tieši nespēja mainīties un mainīt savu domāšanas veidu, var iznīcināt pāreju uz jaunām un pagaidām neierastām darba metodēm.
· Zināšanu un kompetences līmenis – Indivīdu digitālās zināšanas var svārstīties amplitūdā no darbiniekiem, kuri nav īpaši digitāli lietpratīgi, līdz tādiem, kuriem ir labs zināšanu un prasmju līmenis, un kuri gūtu labumu no digitālo rīku ieviešanas. Praktiķiem var pietrūkt nepieciešamo prasmju un mācību atbalsta, lai novērtētu dažādus, pēc būtības sarežģītus programmatūras produktus un tehnoloģijas, kas palīdzētu noteikt, vai šie rīki atbilst viņu biznesa vajadzībām. Viņiem var būt grūtības izlemt starp labāko programmatūru, kas ļoti labi veic vienu funkciju, bet, kurai var trūkt integrācijas vai saziņas ar citiem produktiem, salīdzinot ar all-in-one programmatūras piedāvājumu, kurai ir viss, bet kura kādas noteiktas lietas var nedarīt ļoti labi. Vēl ir jāņem vērā, ka, lai apgūtu jaunas prasmes, ir vajadzīgs laiks. Visbiežākā atruna, kāpēc nav vajadzīgs neko mainīt ir par to, ka, nav laika, lai mācītos un apgūtu jauno. Ar šādu pieeju, mēs praktiski iedzenam sevi slazdā. Ar vecajām metodēm mēs vairs nespējam būt efektīvi, un, lai izpildītu uzdevumus strādājam krietni virs noteiktā darba laika. Esam pārstrādājušies un stresā, bet rezultāta nav. Un nav arī laika, lai apgūtu jaunās kompetences, kas atvieglotu uzdoto uzdevumu izpildi.
· Resursu līmenis un tehnoloģiju iespēju klāsts - Tirgū ir pieejams milzīgs skaits tehnoloģiju produktu, lai atbalstītu biznesa vadības un pakalpojumu digitalizāciju. Tie ietver rīkus uzņēmumu ražošanas procesu uzskaitei, pārdošanas un iepirkumu procesu vadībai, finanšu grāmatvedībai, algām un tml. Viens no praktiķu izaicinājumiem ir izlemt, ar ko sākt, un atrast laiku un resursus, lai izpētītu visas iespējas. Šis ir viens izaicinājumiem, kam ir jāpievērš ļoti liela uzmanība. Tirgū tiešām mūsdienās ir pieejami daudz un dažādi rīki. Jautājums ir, kas der un ir vajadzīgs tieši mums? Brīžiem pārņem sajūta, ka katrs mums cenšas kaut ko pārdot un risinājums kopumā jau izskatās ļoti labs, bet.... nedod mieru dažādi jautājumi:
-Vai tas būs izmantojams tieši mūsu uzņēmumā un cik tas izmaksās?
-Vai tas būs pietiekoši labi integrējams ar citām sistēmām, kuras jau ir uzņēmumā?
-Vai ieviešot kādu tehnoloģiju risinājumu mēs sev atvieglosim dzīvi, vai tikai sarežģīsim?
· Uzņēmuma lielums – no vienas puses, ja uzņēmums ir neliels, tad tam būtu lielāka iespēja ieviest digitālos risinājums, bet iespējams, ka tam, var trūkt nepieciešamo līdzekļu. No otras puses, lielākam uzņēmumam, iespējams, pietiek finanšu līdzekļu, bet, jo lielāks uzņēmums, jo sarežģītāki biznesa procesi, un ilgāks laiks pārmaiņu ieviešanai ir nepieciešams. Numeri izaicinājums bija, saprast, kur mēs esam pašlaik un kur vēlamies nokļūt, kad visas pārmaiņas būs ieviestas. Tas, kas strādā un labi iederas mazā uzņēmumā lielākā vairs tik labi nestrādā. Lielākā uzņēmumā jau ir vajadzīgs skaidrāk nodefinēt un aprakstīt procesus, pirms uzsāk ieviest jebkādus digitālos risinājumus. Un šeit sākas pretestība no darbiniekiem, jo viņi ir pieraduši strādāt savā ierastajā veidā un nevēlas darboties savādāk. Vadītājam ir jārunā un jāskaidro, jāorganizē kopīgas un arī individuālas tikšanās ar darbiniekiem, lai pamatotu un izskaidrotu, kāpēc tagad būtu jāmaina darba procesi. Bieži vien darbinieku pretestība iesākas, kā klusā sabotāža, kad darbinieki mēģina turpināt strādāt kā ierasts, ar domu, gan jau uzņēmuma vadībai pāries ideju vētras, un būs atkal viss, kā agrāk. Pie pārmaiņu ieviešanas ir jāņem vērā tas, ka mainot darba procesus, pastāv iespēja sākties darbinieku mainībai, meklējot sev citu, atbilstošāku darbu vai uzņēmumu. Visgrūtāk ir tiem, kuri uzņēmumā ir bijuši no tā pirmsākumiem, strādājot mazā ģimeniskā kolektīvā un uzņēmumam augot un attīstoties, veidojas pilnīgi jauna situācija, kuru viņi nespēj pieņemt.
· Izmaksas – digitālo risinājumu iegādes un uzturēšanas izdevumi var būt ļoti lieli un pārmērīgi lieli, jo īpaši tad, ja uzņēmums izvēlas ieviest importētu programmatūras produktu un ir vajadzīga pielāgošana tā lietošanai Latvijā. Jārēķinās ar to, ka visi specifiskie pielāgojumi konkrēta uzņēmuma vajadzībām, prasīs arī papildus ieguldījumus. Var jau izvēlēties arī gatavu produktu, bet tad visdrīzāk, tas nenodrošinās visas konkrētā uzņēmuma vajadzības. Bieži vien standarta risinājumi nenodrošina uzņēmuma specifiskās vajadzības. Un tikko mums vajag ieviest kaut ko ārpus standarta, ir jārēķinās arī ar papildu izmaksām. Protams, jo standartizētāki darbības procesi un risinājumi, jo izmaksas ir zemākas.