Pašu audzināti jeb par iekšējo apmācību organizācijā

Biznesa psiholoģija Nr.21 Rūta Lūse, Jānis Gredzens

Mācībām atvēlētā budžeta samazināšana šajā dižķibeles situācijā ir viena no pirmajām izmaksu samazināšanas iespējām gandrīz visās organizācijās. No vienas puses, tas ir pat labi, jo organizācijas, kurās nebija nopietnas, stratēģiskas un sistemātiskas pieejas darbinieku attīstībai un apmācībai un izpratnes par mācību ieguvumu lomu biznesa efektivitātes paaugstināšanā, tērēja naudu neefektīvi.
Savukārt, tās organizācijas, kuras arī labajos laikos ļoti rūpīgi attiecās pret darbinieku mācību un attīstības jautājumiem, šodien necenšas vienkārši formāli ‘nogriezt’ mācību budžetu. Tās plāno, kā ar mazākiem resursiem pārdzīvot sliktos laikus, lai kvalitatīvi turpinātu savu biznesu un būt veiksmīgi nākotnē, un saprot, ka šobrīd daudz vairāk ir nepieciešams iegūt būtiskas zināšanas un jaunas iemaņas nekā ‘miera laikos’.
Kā zināms, organizācijā mācības var nodrošināt vai nu ārējās mācību kompānijas, vai arī mācības uzņēmums savā iekšienē nodrošina izmantojot savus iekšējos resursus. Protams, lai arī mācību kompānijām, tāpat kā visiem, nācies samazināt savus izdevumus, joprojām labas un profesionālas mācību programmas nevar būt lētas. Tādēļ aizvien vairāk uzņēmumi izvēlas saviem darbiniekiem organizēt iekšējās apmācības.
Arī līdz šim tā bija izplatīta pieeja un daudzos gadījumos tā darbojas ļoti labi, sasniedzot gaidītos rezultātus. Tomēr, ikviens uzņēmums, kas ir mēģinājis praktiski organizēt iekšējo apmācību savā uzņēmumā, atzīs, ka šim procesam ir gan savas pozitīvās puses, gan negatīvās puses. Iekšējo apmācību uzņēmumā nevajadzētu uztvert kā vienkāršu un viegli īstenojamu pasākumu, bet gan kā sarežģītu un smalku procesu ar nopietni izvirzītu mērķi uzņēmuma biznesa kontekstā.
Iekšējās mācības, galvenokārt, orientētas uz jauno darbinieku ievadīšanu darbā, specifisku profesionālo/tehnisko zināšanu un iemaņu apgūšanu, dažādu uzņēmuma standartu un procedūru komunicēšanu un ieviešanu, klientu apkalpošanas un pārdošanas efektivitātes paaugstināšanu.
Dažādi skatu punkti
Ir ļoti dažādi viedokļi par uzņēmuma iekšējām apmācībām. Uzņēmuma viedoklis, kuru pārsvarā pārstāv vadītāji vai personāla vadītāji, ir tāds, ka iekšējā apmācība un iekšējo treneru sagatavošana ir lētāka. Tāpat savs skatījums ir mums, profesionāliem ārējo mācību pakalpojumu sniedzējiem. Nenoliedzami, ka ir jomas, kurās efektīvus rezultātus var nodrošināt tikai iekšējās mācības (jauno darbinieku ievadīšana darbā, specifisku profesionālo/tehnisko zināšanu un iemaņu apgūšana, dažādu uzņēmuma standartu un procedūru komunicēšana un ieviešana). Tomēr, attiecībā uz vairākām jomām (klientu apkalpošana un pārdošana, vadītāju apmācība, pārmaiņu vadība, komunikācija, komandas attīstība u.c.), mūsuprāt, šis jautājums ir daudz sarežģītāks nekā tikai orientēšanās uz lēti vai dārgi.

Prakse rāda, ka organizācijās mācību izmaksas par iekšējām mācībām uzskaita reti, jo valda uzskats, ka ” tas, vienalga, ir lētāk”. Lai vienkāršoti aprēķinātu iekšējo mācību izmaksas, ir jāņem vērā sekojošas izmaksu pozīcijas:
· treneru sagatavošanas un pastāvīga viņa kompetences uzturēšana,
· mācību sagatavošanai veltītais laiks (piemēram, vienas dienas 8 stundu mācību sagatavošana var aizņemt aptuveni 2 - 5 dienas atkarībā no trenera prasmes, plānoto mācību sarežģītības un prezentāciju/izdales materiālu apjoma),
· mācību vadīšana un dalībnieku mācībās gūto zināšanu novērtēšana,
· atgriezeniskās saites sagatavošana un sniegšana.

Izmaksu efektivitātes argumentācijai ir svarīgi, lai uzņēmumā nopietni izrēķinātu un izanalizētu iekšējo un ārējo apmācību izmaksu atšķirības attiecībā ne tikai uz ieguldījumu apjomu, bet arī uz treneru sagatavotības, mācību procesa un mācību rezultātu kvalitāti.


Uzņēmuma iekšējo apmācību efektivitāti veicinošie faktori
· Uzņēmumam ir pieejami visi resursi mācību procesa nodrošināšanai (personāls, biroja tehnika, mācību telpas).
· Mācību sagatavošanas procesā iekšējam trenerim ir iespēja izmantot visus nepieciešamos uzņēmuma resursus (sākot ar uzņēmumā pieejamo informāciju, aprīkoto darba vietu, datoru un beidzot ar papīru, kas nepieciešams izdales materiālu sagatavošanai).
· Iespēja darbiniekiem mācīties tieši savā biznesa vidē.
· Iekšējais treneris ir darbinieks/eksperts/vadītājs, kas labi pārzina uzņēmuma specifiku.
· Vieglāks un ātrāks mācību plānošanas process un izmaiņu vadīšana.

Uzņēmuma iekšējo apmācību efektivitāti traucējošie faktori
· Nav sistēmiskas pieejas iekšējai apmācībai uzņēmumā
· Iesaistītajām pusēm nav skaidras lomas un atbildības
· Iesaistītajām pusēm nav pietiekami augsta atbildība un laika resursi, lai piedalītos mācību procesā.
· Nav skaidri noteikti sagaidāmie rezultāti un definēti kritēriji.
· Virspusēja mācību procesa analīze.
· Nepietiekami sagatavots treneris.(iespējams, ir labas profesionālās zināšanas, bet nepietiekamas zināšanas un iemaņas mācīšanās metodoloģijā).
· Trenerim trūkst motivācijas (piemēram, ja trenera loma darbiniekam jāuzņemas paralēli saviem tiešajiem darba pienākumiem bez atlīdzības).
· Dalībnieki neuztver nopietni savu kolēģi trenera lomā.
· Dalībnieki nav pietiekami atklāti un godīgi, vērtējot sava kolēģa sniegumu un programmas kvalitāti.

Mācības kā projekts

Ilgus gadus strādājot konsultāciju un apmācību jomā, mēs esam meklējuši veidu, kā labāk izprast, strukturēt, vadīt un novērtēt mācību procesus uzņēmumā. Mūsu skatījums - palūkoties uz to kā uz projektu, kurā katra iepriekšējā posma rezultāti kalpo par ieguldījumu nākamā posma attīstībai, ir veidojies no bagātiem novērojumiem un analīzes strādājot ar saviem Klientiem, kā arī daloties pieredzē ar pieredzējušiem kolēģiem INSEAD, Business Performance Pty un IMD.

Uzsākšana un plānošana
· Mācību projekta ideja, pamatojums un mērķi
· Ne tikai ārējo, bet arī iekšējās mācības organizējot ir ļoti svarīgi definēt, kas ir mācību pasūtījuma Klients.
· Svarīgi ir apzināt visā mācību procesā iesaistītās puses un to lomas.
· Projekta komandas izveidošana.
· Vienošanās lomām un grupas darba procedūru.
· Projekta plānošana.

Analīze
· Formulēt mācību mērķus uzņēmuma mērķu kontekstā.
· Vienoties par mācību apjomu.
· Precizēt apmācības administrēšanas darbības.
· Vienoties par stratēģijām mācību ieguvumu pārnesei darbā.
· Detalizēt projekta riskus un iespējas.
· Apzināt veiksmīga projekta realizēšanas ierobežojošos faktorus (tehnoloģijas, IT, finanšu, laika budžets, laika grafiks)
· Trenera izvēles kritēriji
· Apzināt mācību programmas mērķa dalībniekus, prasības dalībai programmā, specifiskas vajadzības, nepieciešamais zināšanu un iemaņu līmenis
· Noteikt potenciālā dalībnieka esošo darba izpildes līmeni un pēc mācībām sagaidāmo
· Aprēķināt projekta izmaksas

Attīstība
· Detalizēt programmas mācīšanās mērķus.
· Noteikt programmas struktūru un satura secību.
· Noteikt programmas ilgumu un grafiku.
· Noteikt programmas formātu un pasniegšanas veidu.
· Noteikt specifikācijas dalībnieku novērtēšanai.
· Noteikt programmas novērtēšanas metodoloģiju, datu savākšanas un FB formātu.
· Noteikt atbalsta veidus mācību ieguvumu pārnesei darbā.
· Definēt programmas administrēšanas un programmas īstenošanas prasības.

Sagatavošana
· Izstrādāt komunikācijas plānu un līdzekļus programmā iesaistītajām pusēm.
· Izstrādāt mācību programmas materiālus (trenera darba materiāls, izdales materiāls dalībniekiem, PP utt.).
· Sagatavot/attīstīt treneri.
· Sagatavot infrastruktūru (treniņa telpas, nepieciešamo aprīkojumu, ergonomiskos apstākļus, ēdināšanu, nakšņošanu utt.).
· Sagatavot dalībnieku novērtēšanas procesam nepieciešamo.
· Sagatavot mācību programmas novērtēšanas instrumentus.
· Ja nepieciešams, realizēt mācību pilota programmu un veikt korekcijas.

Īstenošana
· Komunicēt programmu iesaistītajām pusēm
· Vadīt mācību programmu
· Veikt darbinieku novērtēšanu
· Apkopot idejas par mācību ieguvumu pārnesi darbā
· Apzināt darbinieku turpmākās apmācības/attīstības vajadzība
· Savākt atgriezeniskās saites datus

Novērtēšana
· Balstoties uz iegūtajiem datiem, analizē un novērtē mācību programmu (dalībnieku apmeklējums, novērtēšanas pārbaudījumu nokārtojušie dalībnieki %, dalībnieku apmierinātība).
· Balstoties uz iegūtajiem datiem, analizē un novērtē mācību projektu kopumā (izmaksas, iesaistīto pušu apmierinātība, projekta komandas apmierinātība).
· Sniegt Klientam atgriezeniskā saites secinājumus par projektu kopumā un mācību programmu.
Iepriekš uzskaitītie lielumi var būt mainīgi, jo katrai organizācijai un katram mācību projektam var būt savas specifiskas prasības. Jāatzīmē arī, ka projekts nav sastingusi vienība, projekta gaitā katra posma beigās šie lielumi var tikt skaidrāk formulēti, aprēķināti, analizēti. Balstoties uz iepriekšējā posma rezultātiem un secinājumiem var tikt pieņemti lēmumi par projekta turpmāko gaitu.
Šeit īpaši jāuzsver, ka, ja projekta gaitā mainās arī projekta mērķis, apjoms, pieeja un sagaidāmo rezultātu prognoze, tad tas nozīmē, ka projekta sākotnējā posmā nebija ieguldīts pietiekams darbs un resursi. Šādos gadījumos būs likumsakarīgi, ka gaidītie/plānotie rezultāti netiks sasniegti un ieguldītie materiālie un emocionālie resursi būs patērēti nelietderīgi.

Kā mācās mazie uzņēmumi
Ja iepriekš pievērsāmies diezgan apjomīgiem iekšējo mācību projektiem, ko realizē galvenokārt lielie un vidējie uzņēmumi, tad seko jautājums - ko darīt mazajiem uzņēmumiem, kuriem nav nekāda apmācību budžeta?
Pēc mūsu pieredzes, tieši mazie uzņēmumi ir motivēti efektīvi izmantot dažādus veidus, lai attīstītu savu un uzņēmuma kompetenci, piemēram, darba ‘ēnošana’ - pieredzējuša darbinieka ikdienas pienākumu veikšanai seko darbinieks (ēna), kam nepieciešams apgūt attiecīgā darba prasmes; darbinieks dalās pieredzē pēc dalības kādā mācību kursā, vizītē, konferencē, darba grupā; aizvien vairāk izmanto arī modernos veidus – koučingu un mentoringu, kā arī īsas konsultācijas ar profesionāliem mācību konsultantiem.

Par uzņēmuma iekšējo treneri
Viens no vissvarīgākajiem aspektiem efektīvas iekšējās apmācības nodrošināšanā ir labs treneris.
Parasti par treneri aicina kļūt kādu no uzņēmuma pieredzējušajiem darbiniekiem, jo viņam ir attiecīgās zināšanas un iemaņas profesionālajā biznesa jomā, kurā nepieciešams nodrošināt mācības. Taču šeit jābūt ļoti uzmanīgiem un jāatgādina pavisam vienkārša un visiem zināma patiesība – ne vienmēr labs sportists, mūziķis, šuvēja, pavārs, meistars spēj kļūt par labu skolotāju un nodot dalīties savās zināšanās un mācīt citus cilvēkus. Labam trenerim papildus nepieciešamas zināšanas un prasmes jomās, kas ir pavisam atšķirīgas no viņa profesionālās jomas.

Sarunu par uzņēmuma iekšējā trenera lomu un motivāciju, trenerim nepieciešamajām prasmēm un zināšanām, kā arī par to, kā mācīt citus un mācīties pašam, mēs varētu turpināt nākošajā rakstā.