Kāpēc sapulces nav efektīvas?

Office Manager, 2008. gada novembris, Nr.45
Ilze Skuja

Sapulces efektivitāti nosaka vairāki faktori. Galvenie iemesli, kādēļ sapulces nav efektīvas:

  • sapulces vadītājs nepietiekami ir izskaidrojis sapulces mērķus,
  • sapulces dalībniekiem nav skaidri sapulces mērķi,
  • sapulces notiek darbiniekiem neizdevīgā laikā,
  • sapulces dalībnieki nav sagatavojušies sapulcei,
  • sapulce nesākas un nebeidzas laikā,

Sapulces efektivitāte pazeminās arī tad, ja tā netiek pareizi vadīta:

  • sapulces dalībnieki bieži novirzās no tēmas,
  • svarīgām un ne tik svarīgām tēmām sapulcēs tiek veltīts vienlīdz daudz laika,
  • vienmēr runā vieni un tie paši cilvēki,
  • ja parādās problēmas, uzreiz tiek meklēti vainīgie, nevis risinājumi.

Ja mēģinātu analizēt dziļāk, tad izrādās, ka tas bieži saistīts ar cilvēka psiholoģiskajiem aspektiem. Sapulcēs darbinieki parasti vairāk uzmanības velta konkrētu tēmu apspriešanai un lēmumu pieņemšanai, bet izvairās apspriest tēmas, kas saistītas ar izjūtām, savstarpējām attiecībām un sapulcē valdošo mikroklimatu. Interesanti, ka, lai gan jautājumi, kas saistīti ar savstarpējām attiecībām netiek izrunāti sapulcēs, par tiem runā pēc sapulces, aizkulisēs – pāros vai mazās apakšgrupās. Tiek izteikta kritika par to, ko un kā vajadzēja darīt citādi, tomēr nākamajā sapulcē par šiem jautājumiem atkal nerunā. Jo ilgāk cilvēki izvairīsies runāt par šīm tēmām, jo vairāk konfliktu veidosies, lēnāk virzīsies darbi un tiks zaudēti vērtīgi resursi - laiks un nauda.
Līdz ar to var teikt, ka sapulces efektivitāte ir atkarīga ne tikai no tā, cik veiksmīgi tā tiks sagatavota un novadīta, bet arī no tā, cik atklāti sapulcē varēs runāt par savstarpējām attiecībām un emocijām.

Ko darīt vadītājam, lai sapulce būtu efektīva?

Sapulce ir darba tikšanās, kuras laikā jāsasniedz konkrēti mērķi sapulcei paredzētajā laikā. Lai to sasniegtu, ieteicams padomāt par vairākiem aspektiem:

  • pārliecinieties par sapulces nepieciešamību - varbūt sapulci var aizstāt ar telefona sarunu, informatīvu e-pastu, ziņojumu,
  • iepriekš rakstiski informējiet sapulces dalībniekus par sapulces mērķi un apspriežamajām tēmām, kā arī cikos sāksies un beigsies sapulce. Ja ir informācija vai jautājumi, ko nepieciešams sagatavot iepriekš, norādiet to.
  • Ierobežojiet apspriežamo tēmu skaitu. Labāk efektīvi pārrunāt mazāku tēmu nekā daudzas tēmas bez rezultāta.
  • Sāciet sapulci laikā! Sapulces sākuma kavēšana demotivē tos dalībniekus, kuri ir ieradušies laikus.
  • Sapulces sākumā iepazīstiniet dalībniekus ar sanāksmes mērķi un darba kārtību. Vienojieties, cik daudz laika jūs veltīsiet katrai tēmai un kāds būtu vēlamais rezultāts. Laikus informējiet par to, vai par konkrēto darba kārtības jautājumu nepieciešams apmainīties tikai ar informāciju vai arī par to būs jādiskutē, jāatrisina problēma un jāpieņem konkrēts lēmums.
  • Vizualizējiet rezultātus. Pierakstot svarīgāko uz papīra vai baltās tāfeles, ir daudz vieglāk sekot līdzi un nenovirzīties no tēmas. Vizualizācija atvieglo lēmuma pieņemšanu, kopsavilkuma izdarīšanu, kā arī sapulces protokola sagatavošanu.
  • Ja sapulce ir ilgāka par vienu stundu, ieplānojiet mazas pauzes.
  • Garākās diskusijās izdariet kopsavilkumus pēc katriem trim līdz pieciem dalībnieku izteikumiem vai komentāriem. Kopsavilkumu dodiet arī pēc katra apspriestā darba kārtības jautājuma.
  • Sapulces rezultātus apkopojiet protokolā - ko apspriedāt, kādu rezultātu sasniedzāt, kādi lēmumi tika pieņemti, kādi ir konkrētie nākamie soļi un atbildīgie par uzdevumiem vai lēmumu ieviešanu. Šo apkopojumu nosūtiet visiem sanāksmes dalībniekiem pēc iespējas ātrāk, taču ne vēlāk kā divas dienas pēc sapulces.
  • Beidziet sapulci ar tās izvērtējumu. Pajautājiet dalībniekiem, kā viņi vērtē sapulci gan no satura, gan emocionālā klimata un attiecību aspekta. Kādi ir dalībnieku ierosinājumi un priekšlikumi nākamajai sapulcei. Pārliecinieties, vai visiem ir skaidri turpmākie rīcības soļi.
  • Cieniet citu cilvēku laiku un beidziet sapulci laikā! Ja kādam no sapulces dalībniekiem ir jāsteidzas un sapulce ieilgst, viņš kļūst nemierīgs un var sākt traucēt sapulci.

Kā panākt, lai sapulces dalībniekiem būtu pārliecība, ka sapulce ir iedarbīgs instruments efektivitātes paaugstināšanai?

Ir svarīgi noskaidrot, kā darbinieki paši vērtē, kādai ir jābūt efektīvai sapulcei, pēc kuras viņi varētu teikt, ka tā ir vērtīga un ļauj daudz efektīvāk pildīt darba pienākumus. Katrā uzņēmumā droši vien ir atšķirīgi viedokļi, taču ir vērts padomāt par to, ka tieši jautājums par sapulces efektivitāti varētu būt viena no apskatāmajām tēmām sapulcē. Katrā ziņā ir svarīgi, lai darbinieki jūt, ka viņu viedoklim un idejām ir nozīme, ka viņi ar savu dalību sapulcē var līdzdarboties sapulces procesos un lēmumu pieņemšanā. Ja darbiniekiem šīs sajūtas nebūs, tas parādīsies viņu attieksmē un uzvedībā – sapulces sākuma kavēšana, ideju apstrīdēšana, lēmumu apšaubīšana u.tml. Jāuzsver, ka sapulces dalībnieki ir tikpat līdzatbildīgi par tās rezultātu, kā sapulces vadītājs.

Lai sapulce būtu konstruktīva un strukturēta:

  • gatavojoties sapulcei ieteicams izlasīt iepriekš nosūtīto informāciju, sagatavot savus jautājumus un komentārus,
  • paturēt prātā sapulces mērķi,
  • visu uzmanību veltīt darbam sapulcē un nenodarboties ar citām blakus lietām - īsziņu rakstīšanu, citu dokumentu izskatīšanu u.c.,
  • gari monologi nepatīk nevienam, padomājiet iepriekš, ko vēlaties teikt un sakiet to pēc iespējas konkrētāk un neatkārtojieties.,
  • jautājiet, ja kaut ko nesaprotat vai ir kādas neskaidrības, tādejādi var palīdzēt izteiktās idejas un domas precizēt un attīstīt tālāk,
  • izsakiet savu viedokli, jo klusēšana ne vienmēr ir piekrišana un katrs viedoklis ir svarīgs, īpaši -pretējs viedoklis,
  • par visu vienmēr nav jāvienojas, labāk ir noskaidrot pretrunas iemeslus un meklēt tam risinājumu nekā visu laiku katram aizstāvēt savu taisnību,
  • ja esat par kaut ko vienojušies, turieties pie šis vienošanās, taču, ja tas nav iespējams - runājiet atklāti par to, pretējā gadījumā sapulcei veltītais laiks un enerģija būs veltīga.

Kā metaforu sapulces vadīšanu varētu salīdzināt ar mašīnas vadīšanu. Sākumā ir jāmācās mašīnu vadīt. Ir noteikti likumi, kas jāievēro, ir jākoncentrējas uz ceļu, jo citādi var iebraukt grāvī. Vadot to pārāk ātri, var nepamanīt būtiskas lietas. Vadot to pārāk lēni, var nogurt, un tas var kaitināt citus satiksmes dalībniekus. Vadot mašīnu ar pārliecību, pārzinot noteikumus, ceļa zīmes, iespējamos riskus un zinot, kur mēs atrodamies un kur mēs vēlamies nokļūt, mēs droši varēsim sasniegt ceļa galamērķi.